Datenschutzerklärung

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DATENSCHUTZERKLÄRUNG V&A ADVOCATEN B.V.
V&A advocaten B.V., nachstehend V&A genannt, mit Sitz in Rotterdam und eingetragen bei der Industrie- und Handelskammer unter der Nummer 59456191, misst dem Schutz von Personendaten Wichtigkeit bei. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie V&A mit Informationen über eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person im Sinne der Allgemeinen Datenschutzverordnung (Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) umgeht.

1. Geltungsbereich
Diese Datenschutzerklärung gilt für die folgenden Kategorien von natürlichen Personen, von denen V&A Personendaten verarbeitet:
(potenzielle) Mandanten und in den Diensten von (potenziellen) Mandanten stehende Personen Besucher des Bürogebäudes von V&A Teilnehmer an Versammlungen von V&A Stellenbewerber alle übrigen Personen, von denen V&A Personendaten verarbeitet, ausgenommen ihre Mitarbeiter und Studenten-Praktikanten
 

2. Verarbeitung von Personendaten – wie werden Daten gesammelt?
V&A sammelt Personendaten, die:
a) Sie als Betroffener selbst persönlich (in einer Besprechung oder bei einem Treffen) telefonisch, schriftlich oder digital (mittels E-Mail oder Webformularen auf der Bürowebsite) mitgeteilt haben, wie Kontaktdaten und – je nach Anlass oder Vorgang - andere Personendaten. Die Erteilung von Personendaten durch einen Bevollmächtigten wird auch als Erteilung von Daten durch die betroffene Person selbst betrachtet;
b) ein Versicherer oder ein Gewerbe- oder Berufsverband erteilt hat;
c) V&A anderen Quellen entnommen hat, darunter geschäftliche Social-Media-Plattformen wie LinkedIn, öffentliche geschäftliche Websites, das Handelsregister der Industrie- und Handelskammer und das Katasteramt. Die Website von V&A enthält Hyperlinks zu Websites anderer Parteien und einen Social-Media-Knob von LinkedIn. Wenn auf diese Links bzw. diesen Knob geklickt wird, werden Personendaten durch die betreffende Social-Media-Plattform verarbeitet. V&A ist nicht verantwortlich für den Inhalt dieser Websites oder den Dienst dieser Social-Media-Plattform. Ebenso wenig ist V&A verantwortlich für die Datenschutzpolitik und die Verwendung von Cookies auf diesen Websites und dieser Social-Media-Plattform. Für die Antwort auf die Frage, wie LinkedIn mit Personendaten umgeht, wird auf die Datenschutzerklärung dieser Plattform verwiesen.

3. Verarbeitungszwecke – warum werden Personendaten gesammelt?
V&A verarbeitet Personendaten zu den folgenden Zwecken:
a) Erfüllung eines Beauftragungsvertrags für die Erbringung juristischer Dienstleistungen und die die Rechnungserstellung für erbrachte Leistungen;
b) Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung, darunter Verpflichtungen aufgrund des Gesetzes zur Bekämpfung von Geldwäsche und Finanzierung von Terrorismus (Wwft);
c) Kontaktpflege durch Zusendung von Einladungen zu Versammlungen und von Informationen, um die ein Betroffener selbst gebeten hat;
d) Verbesserung von Produkt- und Dienstleistungsinformationen und Durchführung gezielter Marketingaktionen, um Mandanten/Zielgruppen relevante Informationen erteilen zu können, ohne zu der dafür benötigten Kombination und Analyse von Daten besondere Personendaten oder vertrauliche Daten einzubeziehen und ohne individuelle Mandantenprofile zu erstellen;
e) Evaluierung einer Versammlung (etwa eines Workshop oder eines Seminars) anhand von durch die Teilnehmer ausgefüllten Auswertungsformularen;
f) Überwachung des Zugangs zum Büro und Schutz vertraulicher Daten.

Für die Sammlung verschiedener Typen von Personendaten haben wir verschiedene Zwecke. V&A hat ein Register mit unseren Verarbeitungsaktivitäten aufgestellt, in dem wir für die verschiedenen Zwecke festlegen, welche Daten wir sammeln.

4. Rechtsgrund – auf welcher Grundlage werden Personendaten gesammelt?
V&A verarbeitet Personendaten auf der Basis der folgenden Rechtsgrundlagen:
a) Zustimmung des Betroffenen, die jederzeit wieder zurückgezogen werden kann, ohne dass davon die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund der Zustimmung vor ihrer Zurückziehung berührt wird. Dieser Rechtsgrund gilt zum Beispiel dann, wenn Sie sich mit der Cookie-Erklärung auf unserer Website einverstanden erklären;
b) zur Vorbereitung der Ausführung des Abschlusses eines Beauftragungsvertrags für die Erbringung juristischer Dienstleistungen für Dritte, darunter auch die Abrechnung mit Dritten (Versicherungsgesellschaften u. dgl.). Dieser Rechtsgrund gilt zum Beispiel dann, wenn Sie von unseren Diensten Gebrauch machen wollen und wir dafür einen Vertrag mit Ihnen aufsetzen;
c) eine gesetzliche Verpflichtung, wie zum Beispiel aufgrund des Wwft und des Prozesskostenhilfegesetzes (Wet op de Rechtsbijstand), die Rechtsanwälte verpflichten, bestimmte Informationen einzuholen und festzulegen;
d) ein gerechtfertigtes Interesse, wie die Verwendung von Kontaktdaten für die Einladung zu einer Versammlung (etwa eines Workshop oder eines Seminars).

5. Verarbeiter – wer hat Zugang zu den gesammelten Daten?
V&A kann für die Verarbeitung von Personendaten Dienstleister (Verarbeiter) einschalten, die ausschließlich nach Weisungen von V&A Personendaten verarbeiten. Dabei geht es beispielsweise um Sachverständige, die wir zur Unterstützung unserer Dienstleistungen für Sie einsetzen.

V&A schließt mit Verarbeitern einen Verarbeitervertrag, der den Anforderungen genügt, die die AVG daran stellt. In diesem Vertrag treffen wir mit dem Verarbeiter unter anderem Vereinbarungen über die Weise, wie er mit Personendaten umgehen darf und welche Schutzmaßnahmen er zum Schutz Ihrer Daten zu ergreifen hat.

6. Personendaten mit Dritten teilen
V&A teilt Personendaten mit Dritten, wenn das für die Behandlung einer Sache oder für die Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung notwendig ist. Für die Behandlung einer Sache kann es unter anderem notwendig sein, Personendaten im Rahmen eines Gutachtens oder eines Gerichtsverfahrens zu teilen (etwa mit einer gerichtlichen Instanz, einem Sachverständigen oder (dem Rechtsanwalt) der anderen Vertragspartei), bei der Abrechnung der Dienstleistung (etwa eines Versicherers) oder aus Anlass eines Gerichtsurteils (etwa an einen Gerichtsvollzieher). Bei Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung kann gedacht werden an die Meldung ungebräuchlicher Transaktionen an Aufsichtsbehörden. V&A teilt keine Personendaten mit Dritten zu kommerziellen Zwecken.

7. Weitergabe außerhalb des EWR
V&A gibt im Prinzip keine Personendaten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) weiter. Wenn das dennoch notwendig sein sollte, sorgt V&A dafür, dass die Weitergabe nur stattfindet, wenn die Europäische Kommission angegeben hat, dass das betreffende Land ein angemessenes Schutzniveau bietet, oder wenn angemessene Sicherheiten im Sinne der AVG bestehen.

8. Aufbewahrung von Daten
V&A bewahrt Personendaten nicht länger auf als notwendig. Bei V&A gelten im Prinzip die folgenden Aufbewahrungsfristen:
a) Sachdossier: 10 Jahre nach Archivierung des Dossiers physisch und 20 Jahre nach Archivierung des Dossiers digital
b) Daten von Stellenbewerbern: 4 Wochen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, außer wenn mit dem betreffenden Bewerber eine andere Frist vereinbart wird
c) Daten von Studenten-: 4 Wochen nach Abschluss des Praktikums (außer Geheimhaltungserklärung)

9. Rechte der Betroffenen
Als Betroffener im Sinne der AVG haben Sie spezifische Rechte, was Ihre Daten anbetrifft:
a) Recht auf Information. Sie haben als Betroffener das Recht, deutliche Informationen über die Verarbeitung Ihrer Personendaten zu erhalten. V&A informiert Sie unter anderem durch diese Datenschutzerklärung über die Verarbeitung Ihrer Daten.
b) Recht auf Einsichtnahme. Sie haben als Betroffener Recht auf Einsicht in die Daten, die V&A von Ihnen gesammelt hat.
c) Recht auf Richtigstellung. Sie haben als Betroffener das Recht, Daten, die von Ihnen gesammelt worden sind und faktisch nicht zutreffen, berichtigen zu lassen. Es geht hier beispielsweise um den Fall, dass eine unrichtige Bankkontonummer von Ihnen bei uns bekannt ist, oder dass wir unrichtige Adressendaten haben. Eventuelle Empfehlungen, die besprochen worden sind, können Sie nicht korrigieren lassen. Wenn Sie der Meinung sind, dass ein Gesprächsbericht eine falsche Wiedergabe von Tatsachen enthält, können Sie allerdings eine Bemerkung zu diesem Bericht aufnehmen lassen.
d) Recht auf Datenlöschung. Sie haben als Betroffener das Recht, die Entfernung Ihrer bei V&A bekannten Personendaten zu beantragen. Im Prinzip werden wir diesem Antrag nachkommen, außer wenn die Vernichtung der Daten durch uns nicht zulässig ist, oder wenn wir in dem betreffenden Moment einen Vertrag, den wir mit Ihnen geschlossen haben, nicht mehr erfüllen können, oder wenn wir ein gerechtfertigtes Interesse an den Daten haben. Wenn wir Ihren Antrag ablehnen, werden wir Ihnen stets den Grund der Ablehnung angeben.
e) Recht auf Deportabilität. Sie haben als Betroffener das Recht, um Übertragung Ihrer Daten in eine digital lesbare Form zu bitten. V&A wird dieser Bitte im Prinzip immer nachkommen, außer wenn das technisch unmöglich ist. Diese Situation kann eintreten, wenn Sie zu einer anderen Anwaltskanzlei überwechseln und Ihre Daten an diese Kanzlei weiterleiten lassen wollen.
f) Recht auf Beschränkung der Datenverarbeitung. Sie haben als Betroffener das Recht, die Verarbeitung Ihrer Daten (vorübergehend) beschränken zu lassen. Dies wird zum Beispiel geschehen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Daten, die wir verarbeiten, unrichtig sind, Sie aber Zeit brauchen, um das zu untersuchen. Während der Periode, die Sie für die Untersuchung benötigen, können Sie uns bitten, die Verarbeitung Ihrer Daten auf das unbedingt Notwendige zu beschränken.
g) Recht auf Einspruch. Sie haben als Betroffener das Recht, Einspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Personendaten zu erheben. Wenn Sie Einspruch erheben, wird V&A die Verarbeitung der Daten erneut beurteilen. Diese Situation kann zum Beispiel bestehen, wenn Sie uns die Angaben nicht selbst erteilt haben, sondern die Angaben beispielsweise von dem (Rechtsschutz-)Versicherer erteilt worden sind. Auch wenn Sie keine Direkt-Marteking-Sendungen empfangen wollen, können Sie sich auf dieses Recht berufen.
h) Recht auf Einspruch gegen automatisierte Entscheidungsbildung. Sie haben als Betroffener das Recht, gegen einen Beschluss, der automatisiert gefasst worden ist, Einspruch zu erheben. V&A ist in diesem Fall verpflichtet, eine Neubeurteilung vorzunehmen und muss diese Neubeurteilung von einer Person und nicht von einer Maschine durchführen lassen. V&A macht nur für die Anwendung von Marketing Gebrauch von automatisierter Entscheidungsbildung.

10. Änderungen Datenschutzerklärung
V&A kann diese Datenschutzerklärung jederzeit ändern. Die Änderungen werden auf der Website von V&A veröffentlicht. Es empfiehlt sich, diese Datenschutzerklärung regelmäßig durchzusehen, so dass Ihnen eventuelle Änderungen bekannt sind.

11. Ersuchen, Fragen und Beschwerden
Ein Betroffener kann V&A ersuchen, Personendaten einzusehen, zu berichtigen, zu entfernen, zu übertragen, die Verarbeitung zu beschränken und gegen die Verarbeitung Einspruch zu erheben. Ersuchen können von einem Betroffenen per E-Mail-Nachricht an banis@va- advocaten.nl eingereicht werden und werden im Prinzip innerhalb eines Monats nach Empfang beurteilt.
Auch bei Fragen oder Beschwerden über die Weise, wie V&A Personendaten verarbeitet, können Sie Kontakt mit Chris Banis aufnehmen, indem Sie eine E-Mail an banis@va-advocaten.nl senden. Eine Beschwerde versuchen wir zu beiderseitiger Zufriedenheit zu lösen. Wenn das nicht gelingen sollte, können Sie sich wenden an die Autoriteit Persoonsgegevens (Autorität Personendaten, AP).